چگونه"فهرست کارها" را واقعا انجام دهیم یا چرا نوشتن تنها،باعث انجامشان نمی شود

آیا شما هم عادت به نوشتن کارهاتون دارید؟ چقدر به برنامه ریزی و مدیریت زمان کارهاتون کمک کرده است؟ یا شاید اغلب از اینکه فهرست کارهای که نوشته شده اما انجام نشده زیاد بوده دچار ناامیدی شده اید؟ مقاله زیر در همین مورد است.

"

آیا شما هم در تنظیم فهرست کارتون مهارت دارید اما در اجرای آن با مشکل مواجه می شوید؟پس تنها نیستید

انجام امور لیست شده در فهرست کارها در واقع کار مشکلی است برای اینکه نیاز به مجموعه‌ای از عادات دارد که اغلب افراد انرا در نظر نمیگیرند

این مطلب با توجه سوال زیر تهیه شده

بسیاری از دستورالعمل های بهره وری به تنظیم فهرست کارها اشاره میکند که مهارت ساده‌ای برای یادگیری است ولی اگر مشکل در تهیه فهرست کارها نباشد چی؟بلکه در انجام انچه برنامه ریزی کرده ای باشد. اینکه تو الف و ب و ج را یادداشت می کنی اما نمیتوانی هیچکدام را انجام دهی

من فکر میکنم که بسیاری افراد مشکلی با تهیه فهرست کارها ندارند بلکه انجام آنچه نوشته شده مشکل آنهاست

در اینجا برخی دلایلی که چرا فردی باید برای انجام امور مشکل داشته باشد اشاره میشود

"من تمایلی به شروع بکار ندارم"

در درجه اول بهتر است که دلایل عدم تمایل به شما بررسی شود که اغلب این امر اتفاق نمی افتد .چرا شما نمیخواهید کاری را شروع کنید.شناسایی دلیل میتواند به حل مشکل کمک کند.

برخی پیشنهادها که می تواند کمک کند:

• لقمه های کوچک:به خودتان بگویید که تنها 5 دقیقه روی این کار میکنید این مقدار کوچک کمتر مرعوب کننده خواهد بود
• فقط شروع کنید:وقتی که شما شروع کردید ادامه آن آسان خواهد بود پس به خودتان بگویید تنها کاری که میکنید این است که شروع کنید. دوست دارم اینرا با فلسفه دویدن خودم مقایسه کنم بجای اینکه نگران دویدن تمام مسیر باشم به خودم میگویم من تنها بند کفش هایم را می بندم و ازدر میزنم بیرون[پاشنه ها را وربکشید]بعد از آن واقعا راحت است همین روش را برای هر کاری انجام دهید
• برای خودتان پاداش تعیین کنید: به سراغ فعالیتی که هر روز انجام میدهید نروید تا اینکه ده یا بیست دقیقه از این کار را انجام دهید مثلا سراغ ایمیل هاتون نروید (یاهر پاداشی که براتون جالب ست) تا به میزان مورد نظر کار را انجام داده باشید
• به کارعلاقه نشان بدهید.در واقع این امر به تمام این مسایل کمک خواهد کرد.اگر به انجام کاری علاقه داشته باشید,برای انجام آن درنگ نخواهید کرد. بعنوان مثال من موضوع این مقاله دوست دارم و به نوشتنش علاقه دارم . به محض اینکه فرصتی پیدا کردم نشستم انرا نوشتم. اما چگونه شما به انجام کاری علاقمند میشوید؟سعی کنید چیز جالبی در مورد آن پیدا کنید.آیا برای شما درامدزا خواهد بود؟ با آن درامد چه میتوانید بکنید؟ ایا مشتری های جدید,فرصتهای تازه و اعتبار بهمراه خواهد داشت؟اگر نتوانستید چیز جالبی در مورد کاری پیدا کنید اینرا در نظر بگیرید که آیا اینکار اهمیت دارد یا نه؟ اگر اهمیت ندارد یک راهی پیدا کنید که انرا انجام ندهید .گاهی حذف و تاخیر یک کار بهترین راه است

"من از انجام برخی امور یا کار بر روی بعضی پروژه ها هراس دارم"

معمولا دلایل معدودی هستند که برخی امور یا پروژه ها باعث هراس شما بشوند

• آنها از لحاظ حجم و شرح کار بسیار مرعوب کننده هستند.برای غلبه بر این امر آنها رابه بخش های کوچکتر تقسیم کنید و تنها لقمه اول سخت خواهد بود.به عنوان مثال شما بایستی" گزارشی در مورد فلان" یا یک "طرح توجیهی برای بیسار" تهیه کنید خوب اولین اقدام عملی چیست؟" تماس با فلان فرد" یا تهیه" لیست امور سالیانه" که قطعا کار آسانتری خواهد بود.
• شما واقعا نمی دانید چگونه آنرا انجام دهید.اگر کاری را صدبار قبلا انجام نداده باشید برای شما ناآشنا و غریب است.و همه ما برای انجام آن هراسناک خواهیم شد.راه حل؟ اول اطلاعات بیشتر به دست بیاورید تا آنجا که میتوانید در مورد آن فرابگیرید که این ممکن است نیازمند جستجو در اینترنت، مشورت با کسی که قبلا اینکار را انجام داده است یا مطالعه یک کتاب یا شرکت در یک کلاس باشد.هر کاری که لازم است انجام دهید تا با اموری که برایتان غریب است آشنا شوید.در درجه دوم تا آنجا که میتوانید تمرین کنید وقتی امری را فراگرفتید نیاز است تا برای بهترشدن تمرین کنید .تمام امر را تمرین نکنید تنها بخشهای که برای انجام پروژه نیاز است تمرین کنید هر کدام در یک مرحله.وقتی که آن مهارت ها را فراگرفتید دیگر هراس انگیز نخواهند بود
• شما به وجه منفی امر توجه می کنید.شما ممکن است که به اینکه انجام چکاری سخت خواهد بود و یا تمام موانع موجود فکر کنید.سعی کنید وجه مثبت قضیه نگاه کنید.به این که این پروژه چه فرصت خوبی خواهد بود, فرصتی برای یادگیری, مهارت های تازه,درامد بیشتر,روابط جدید,اعتبار بلند مدت,پیشرفت.این شبیه به"علاقه نشان دادن"است اگر فرصت ها را به جای موانع در نظر بگیرید بیشتر برای انجام این امر علاقمند خواهید شد.

"من شروع میکنم اما حواسم پرت می شود و هیچوقت تمام نمیکنم"

اگر شروع میکنید شما قدم بزرگی را برداشته اید و حالا تنها نیاز است که بر روی حواس پرتی کار کنید

• تکه های کوچک.این را قبلا گفتم اما این چون خیلی مهم است اینجا دوباره تکرار میکنم.اگر شما حواستان پرت میشود شاید برای این است که مدت طولانی بر روی یک پروژه کار میکنید. برای اینکه متمرکز باقی بمانید در هر بار مقدار کمی از کار را انجام دهید
• یک کار: چند کار را با هم انجام ندهید
• قطع ارتباط کنید: یکی از مهمترین عوامل از ازتباطات می اید ایمیل, مسنجر,وبگردی, تلفن.این معمولا پیشنهاد مقبولی نیست اما قبل از اینکه ردش کنید یکبار امتحان کنید
• میز خود را مرتب کنید.عوامل بصری نیز باعث حواس پرتی می شوند
• تمرکز کنید.وقتی که عوامل را مهیا کردید(میز و اینترنت و بخش کوچک و تنها یک کار) بر روی کار خود تمرکز کنید و تمام انرژی خود را معطوف به ان کنید شاید حتی در آن غرق شوید
• لختی بیاسایید. این امر میتواند مغز شما را تازه کند و اماده برای فعالیت مجدد باشد

"من اغلب حس انجام کاری را ندارم و فکر کار هم حالم را بد میکند و کاری انجام نمیدهم"

من این حس را خوب میشناسم. همه امان مبتلا شده‌ایم و جواب قطعی وجود ندارد اما میشود چند پیشنهاد داد.

• خودتان را بسازید. دوشی بگیرید وخود را تر وتازه کنید معمولا با این کار حس بهتری بهمان دست میدهد
• قدمی بزنید.قدم زدن میتواند خون را در رگهای شما به جریان بیاندازد و ذهن شما را تازه کند
• ورزش کنید. بطور مشابه ورزش نیز میتواند به شما انرژی بدهد و احساس بهتر داشته باشید دویدن, یوگا یا مدیتیشن میتواند خلق شما را عوض کند
• بازهم به فرصت ها بیاندیشید.به فردا فکر کنید به فردا نه به عنوان اینده بلکه به روز بعد از امروز اینکه به روز پیش نگاه کنید و اینکه هیچ کاری انجام نداده اید ایا خوشحال خواهید بود
• قدم های کوچک. به انجام کل کار فکر نکنید تنها یک بخش کوچک و آسان و اگر مفرح باشد بهتر
• بخش مفرح را انجام دهید.بخشی از کار را که مفرحتر است اما در راستای پروژه است انجام دهید
• خود را متعهد کنید.اگر به انگیزه نیاز دارید در طول روز یا هفته هدفی برای خود مشخص کنید و آنرا اعلام کنید تا بدان صورت انگیزه برای انجام دادن ان داشته باشید
• پاداش. اینکه اگر کاری را انجام دهید میتوانید برای خود خرید کنید و یا هر جایزه ای که دوست دارید

"من فهرستی از کارهای که باید روز بعد انجام دهم تهیه میکنم ... اما روز بعد بیدار که می شوم روز بدی را درپیش رو دارم پر از کارهای ناخوشایند وهیچ یک از کارهی فهرست را نمیتوانم انجام دهم"

در این حال دو چیز می توان گفت

• مسوولیت بیش از اندازه. یک دلیل میتوان این باشد که سر خود را بیش اندازه شلوغ کرده اید افراد اغلب بیش از توانایی واقعی برای خود مسوولیت میتراشند بهتر است این عادت را ایجاد کنید که سه کار مهم را در هر روز انجام دهید و آنها را همان اول وقت انجام دهید حداقل قبل از اینکه به سراغ ایمیل و وبگردی بروید.امور کوچک دیگری را که بایستی انجام دهید را جایی یادداشت کنید و تمام انها را یکجا قبل از پایان روز انجام دهید
• تفریح. دلیل دیگر می تواند این باشد که شما بیش از اندازه مشغول امور ناخوشایند طبعتان هستید.بهتر است انها را کنار بگذارید و فهرستی از کارهایی که علاقمند به انجامشان هستید برای فردا تهیه کنید اگر چیز مهمی پیدا نمیکنید احتمالا شما شغل اشتباهی را انتخاب کرده اید.بجای آن به دنبال کار مناسب باشید درست است که هر کاری سختی ها و ناخوشایندی هایی دارد اما در واقع این امور به هدفی میرسد که شما علاقمند هستید اگر چنین چیزی در شغل شما نیست بهتر است که آنرا بازنگری کنید . اگر میتوانید به طریقی انرا بازیابی کنید و در غیر اینصورت دنبال یک کار تازه باشید.

"

این چیزی بود که من خودم بارها تجربه کردم از وقتی که مسوولیتم زیادتر شد نیاز بود که این فهرست را تهیه کنم و اغلب یه دفترچه کوچک همراه ام بود اگر جایی که کار میکنید و افرادی که باهاتون کار میکنند اونها هم همین روش را داشته باشند خوبه اما در غیر اینصورت این سیستم خیلی بدردتون میخوره به هرحال خیلی پیش میامد که لیستی که تهیه میشد برای فردا نیمش انجام نمی شد البته من در بهینه کردن سیستم صد در صد موفق نبودم و خیلی از موارد را الان در این مقاله دیدم

اما چند نکته خیلی به انجام کارهام کمک کردم

یکی اینکه وقتی سر و حال تر وتمیز بودم بهتر کارها را انجام میدادم

ورزش و فعالیت که بتونه سرحالم کنه

و دیگر اینکه انجام کارهای مهم همان اول وقت قبل از اینکه یه مشت کارهای مسخره بهت ارجاع بشه

منبع